Anställa någon som tar telefonen? Så ser kalkylen ut

Varför tanken dyker upp

Det börjar sällan med en plan. Det börjar med en tisdag: du står i ett badrum med halva kaklet uppsatt, mobilen har ringt fyra gånger sedan lunch, två av dem från samma nummer, och när du väl sitter i bilen hem är klockan halv sex och ingen svarar längre. På kvällen ligger tre offerter oskrivna. Då är det inte konstigt att tanken kommer: tänk om någon bara tog telefonen.

Tanken är rimlig. En människa på kontoret svarar, känner igen kunden som ringde förra våren, ringer upp den som lät osäker och kan dessutom skriva offerten medan du kör. Frågan är bara vad det kostar — och där hamnar magkänslan nästan alltid fel, av en enkel anledning: de flesta räknar på lönen och stannar där.

Vad kostar det att anställa någon som tar telefonen?

Exemplet nedan är en kontorsassistent på heltid som svarar i telefon, bokar in besök och sköter en del administration.

42 200 kr i månaden, alltså — en halv miljon om året för en lön på 27 000. Tumregeln som faller ut ur kalkylen är bruttolön gånger 1,56. Slår man ut kostnaden på faktiskt arbetad tid, när semester, röda dagar och några sjukdagar dragits bort, landar den runt 285 kr per timme: ≈ 506 000 kr om året delat på ca 1 770 faktiskt arbetade timmar. För någon som gör nytta hela dagen är det en rimlig timkostnad. För någon vars uppgift är att sitta beredd när telefonen ringer är den betydligt svårare att försvara — mer om det strax.

Vill du räkna på din egen siffra tar det fem minuter med miniräknaren i mobilen:

1. Skriv ner den bruttolön du tror krävs för att få rätt person.
2. Multiplicera med 1,3142 (kolla satsen först — den kan ha ändrats, och den är lägre för vissa åldrar).
3. Lägg på 12 % av bruttolönen i semesterlön, plus arbetsgivaravgift på den summan.
4. Lägg på pension och försäkringar om du har eller ska teckna kollektivavtal.
5. Lägg på telefon, dator, program och plats.

Vill du bara ha ett hyfsat beslutsunderlag räcker tumregeln ovan: bruttolön gånger 1,56. Ligger den siffran nära vad du tänkt dig ändå, är resten av artikeln överflödig — då är det bara att köra.

Det som inte syns i lönekostnaden

Kalkylen ovan är den lätta delen. Det som sällan kommer med är tiden och tillgängligheten.

• Upplärningen. De första veckorna svarar personen fel på priser, lovar tider du inte kan hålla och ringer och frågar dig mitt i ett jobb. Räkna med en till två månader innan telefonen faktiskt blir lättare att ha.
• Semester och sjukdom. Fem veckors semester betyder fem veckor då telefonen är obemannad igen, om du inte ordnar vikarie. De första sjukdagarna står du för som arbetsgivare, och en anställd med influensa svarar inte i telefon.
• Arbetsledningen. Du blir chef. Någon ska säga vad som gäller, svara på frågor, sätta lön och hålla samtalet när något inte fungerar. Det är arbetstid, oftast din.
• Väntetiden. Telefonen ringer inte åtta timmar om dagen. Säg fyrtio samtal i månaden à tre minuter — det är två timmars faktiskt prat. Resten betalar du för beredskap.

Den sista punkten är kärnan i hela frågan. Ska personen bara ta samtal betalar du 42 200 kr för två timmars samtal och en väldigt dyr väntan. Ska personen dessutom skriva offerter, beställa material, hantera fakturor och ROT-ansökningar och planera veckan — då ser samma siffra plötsligt vettig ut. Det är inte kostnaden som avgör, det är innehållet i tjänsten.

Halvtid, familjemedlem eller något som svarar åt dig

De flesta som funderar på det här landar aldrig i en heltidsanställd. Tre mellanvägar är vanligare.

Halvtid. Kalkylen skalar nästan rakt av: ungefär 21 500 kr i månaden på samma antaganden — datorn och telefonen halveras ju inte. Haken är att kunderna inte ringer enligt schema. Är kontoret bemannat 8–12 är eftermiddagen tillbaka på ruta ett, och en del av de bästa samtalen kommer sent. Om kvällar och helger är där dina jobb faktiskt landar löser en halvtid ganska lite.

Familjemedlem. En vanlig lösning i småföretag, och ofta en bra sådan — någon som bryr sig lika mycket som du och kan verksamheten utan upplärning. Två invändningar ändå: lön till en anhörig är lön och ska hanteras som all annan lön, och exakt hur det slår i just ditt bolag är en fråga för redovisningskonsulten. Och det finns sällan någon reserv. När den personen är sjuk, ledig eller trött på att ha jobbet vid middagsbordet är telefonen obemannad direkt.

Inhyrd svarsservice eller en assistent som svarar. Här köper du bemanning i stället för att äga den. Vad röstbrevlåda, svarsservice med människor och AI-assistent faktiskt gör åt dig har vi gått igenom på djupet i en egen artikel. Här räcker det med prislapparna sida vid sida.

Vad de andra vägarna kostar i jämförelse

Skillnaden i storleksordning är så stor att den knappt är en jämförelse. Flinka, för att ta det vi kan bäst, ligger på från 825 kr i månaden vid årsbetalning — drygt en procent av vad heltidsanställningen kostar. Till det kommer en startavgift på 2 990 kr en gång, och alla priser är exklusive moms. I månadsavgiften ingår 150 samtalsminuter. Assistenten tar dina missade samtal dygnet runt, svarar på vanliga frågor om arbetsområde, ungefärliga priser och öppettider, och skickar namn, nummer och ärende till dig som sms.

Men den skriver inga offerter, beställer inget material och jagar ingen leverantör. Är det det du drunknar i har du inte ett telefonproblem, och då löser ingen telefonlösning i världen din tisdag. Det ärliga svaret är att jämförelsen bara är rättvis om de två sakerna gör samma jobb, och det gör de inte. Och vill du inte betala något alls är ett sms-snabbsvar vid missat samtal gratis och bättre än ingenting — när du hinner trycka på det.

När en anställd ändå är rätt svar

Det finns lägen där svaret är självklart, och de har inget med telefonen att göra:

• När personen ska göra mer än att ta samtal — offerter, materialbeställning, fakturering, tidplanering. Då köper du bort en flaskhals som kostar dig långt mer än de obesvarade ringsignalerna.
• När volymen är hög nog att någon har fullt upp hela dagen. Har du tre montörer ute och trettio inkommande samtal i veckan är diskussionen en annan.
• När samtalen är långa och komplicerade — förhandlingar, reklamationer, kunder som behöver bli lugnade.
• När du vill växa och sluta vara navet. Det första steget bort från enmansfirma är nästan alltid att någon annan får äga kontakten med kunden.

En sak till, som är värd att göra före allt annat: ta fram vad de missade samtalen kostar dig i dag. Öppna samtalslistan i mobilen, gå bakåt trettio dagar och räkna två tal — hur många samtal du inte svarade på, och hur många av de numren som aldrig hörde av sig igen. Utan de siffrorna går det inte att avgöra vad en lösning får kosta, vare sig 42 200 kr eller 825 kr. Vi har ett räkneexempel som tar dig hela vägen. En vanlig och fullt rimlig ordning är sedan att lösa telefonen billigt nu, se hur många riktiga förfrågningar som faktiskt kommer in, och anställa när underlaget bär det. Då vet du vad du anställer för.